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Plötzlich war Krise und keiner mehr erreichbar – außer bei impaq.

Die Corona-Krise hat gezeigt, dass Unternehmen aller Größen auf ein effektives betriebliches Kontinuitätsmanagement angewiesen sind. Ohne entsprechende Planung und Vorbereitung kann das Überleben des Unternehmens gefährdet sein. Während größere Konzerne über ausgefeilte Katastrophenpläne verfügen, stehen viele kleinere Unternehmen einer Krise unvorbereitet gegenüber. Im Jahr 2019 hat impaq ein betriebliches Kontinuitätsmanagement entwickelt, das sich während der Corona-Krise bewährte. Die Erfahrungen teilen wir gern mit anderen mittelständischen Unternehmen.

Wie realisiert impaq die interne und externe Kommunikation in Zeiten von mobilem Arbeiten?

Die Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten ist essenzieller Bestandteil des täglichen Geschäftslebens. Wir versenden Angebote, führen Gespräche mit Kunden zum aktuellen Projekt, unsere Mitarbeiter tauschen sich untereinander in der Zusammenarbeit oder auf dem Flur über Privates aus. Kommunikation ist allgegenwärtig und hatte sich auf unterschiedlichste Arten je nach den Bedürfnissen etabliert. Ein weltumspannendes Ereignis mit disruptiven Folgen brachte diese etablierten betrieblichen Kommunikationswege ins Wanken. Mobiles Arbeiten stellte die Anpassungsfähigkeit von vielen Unternehmen auf die Probe.

Ein Tool – alle erforderlichen Kommunikationsmittel

Dies führte zur Verschiebung und letztlich Zentralisierung der Kommunikation auf wenige Kanäle . Inzwischen nutzen wir Microsoft Teams als zentrales Element unserer täglichen Kommunikation, die Telefonie, Messaging und Videokonferenzen umfasst. Notwendig wurde dies auch, da das Festnetz-Tischtelefon im Büro in Zeiten nahezu ausschließlicher Remote-Arbeit zum Aussterben verdammt war. Mithilfe des zusätzlichen Service-Dienstes 'Placetel' war die Realisierung deutlich einfacher als erwartet. Nun können unsere Mitarbeiter selbst aus dem Homeoffice Kunden mit ihrer persönlichen 'Büro-Nummer' anrufen, Festnetzgespräche und MS Teams Calls zusammenschalten oder parallel live an Dokumenten in der Cloud arbeiten.

E-Mail auf dem Rückzug

Desweiteren bleibt natürlich bei uns die Kommunikation über E-Mails bestehen. Es ist aber zu erkennen, dass die Nutzung hier rückläufig ist und gerade wiederkehrende Kommunikation, z.B. in Projektszenarien, in MS Teams verlagert wird.

Risikobewusstsein

Auf der Contra-Seite darf nicht unerwähnt bleiben, dass wir hier die Anbieterabhängigkeit auf einen deutlich kleineren Kreis konzentrieren. Die damit verbundenen Risiken und dessen Eintrittswahrscheinlichkeit haben wir uns allerdings klar gemacht und sind in der Lage diese zu tragen. Natürlich nicht ohne Plan B.

Damit haben wir eine orts- und hardwareunabhängige Kommunikationsplattfom bei impaq etabliert, welche sogar in einem eigenen virtuellen Pausenraum Platz für Themen abseits der Arbeitswelt schafft und Mitarbeiter verbindet. Wie man den Kontakt zwischen Führungskraft und Mitarbeitern hält, findest du in einem separaten Blogbeitrag zum Thema "Führen auf Distanz".

Foto eines sehr alten PC.
Irgendwann hat jede Technologie ausgedient und muss ersetzt werden.
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  • Serie: Aktives Anforderungsmanagement in der IT