Vektorillustration, Männer geben sich die Hand vor übergroßen technischen Geräten und Infografiken
vom vectorjuice – www.freepik.com
  • Serie: Aktives Anforderungsmanagement in der IT

Teil 4: Fazit

Die Aufgaben des Anforderungsmanagement am Praxisbeispiel

von

Dank verspätetem Anforderungsmanagement konnte das Scheitern eines IT-Projekts abgewendet werden (siehe Blog-Reihe Teil 1, Teil 2 und Teil 3). Welche Schlüsse können aus diesem Praxisbeispiel gezogen werden?

Ohne den Einsatz eines Anforderungsmanagers entstehen allerdings ebenso Opportunitätskosten durch wiederholte Kommunikation, Doppelarbeiten, Nichterreichen von Zielen et cetera, die beträchtlich sein können. Zudem erhöht sich das operationelle Risiko, etwa in Betracht auf die Termintreue. Besonders in komplexen Projekten, in denen die Anfordernden nicht permanent räumlich und mit den Entwicklern zusammenarbeiten können, überwiegt nach meiner Erfahrung der Nutzen den zusätzlichen Aufwand.

Auch in der beschriebenen Projektsituation war das späte Einsetzen eines Anforderungsmanagers sicherlich teurer, als ein Anforderungsmanagement von Projektbeginn an gewesen wäre. Denn zunächst wurde viel Zeit und Mühe investiert, ohne qualitativen Nutzen für das Projekt zu erzeugen.

Zusätzlich dazu entstanden dann die Kosten für den Anforderungsmanager und die erneute Projektarbeit zur Erstellung der Ergebnisdokumente. Mit Zahlen belegen kann ich diese Aussage leider nicht, weil auch in diesem Projekt nur ein mangelhaftes Projektcontrolling durchgeführt wurde. Zwar war der finanzielle Aufwand für den Anforderungsmanager anhand der externen Personalkosten klar erkennbar. Die eingesparten Kosten im Projektverlauf sowie die eingesparten Folgekosten sowie der Nutzen wurden aber weder qualitativ noch quantitativ ausgewiesen. Auch wurden weder Lessons Learned aus Vorgängerprojekten beachtet noch aus diesem Projekt die gewonnen Erkenntnisse dokumentiert. Das Fehlen dieser Fakten wird vermutlich zu ähnlichen Situationen in zukünftigen Projekten führen.

Wir sollten sowohl aus eigenen Erfahrungen als auch aus Erfahrungen anderer Projekte mehr lernen, um nicht immer wieder die gleichen Fehler zu machen.

Die regelmäßig erscheinenden CHAOS Studien der Standish Group geben darüber Auskunft, wie viele IT-Projekte scheitern oder Kosten- bzw. Zeitüberschreitungen haben.

Auch daran lässt sich das Optimierungspotenzial leicht ablesen und der Einsatz eines Anforderungsmanagers begründen. Trotzdem erlebe ich immer wieder die „Das schaffen wir auch ohne einen Anforderungsmanager“-Mentalität. Hier besteht noch weiterer Aufklärungsbedarf. Vielleicht wagen die IT-Projekt-Entscheider noch stärker den Blick in andere Branchen, wie z.B. die Automobilbranche. Dort ist das Anforderungsmanagement bereits stark verwurzelt. Es trägt unter anderem dazu bei, Projekte verlässlicher planen zu können und durch kürzere Laufzeiten neue Fahrzeuge schneller auf den Markt zu bringen.

Meine Empfehlung an Sie lautet: Nutzen Sie die Möglichkeiten, Ihr Projekt durch aktives Anforderungsmanagement zu optimieren. Das gilt sowohl für laufende als auch für neue Projekte. Kosten entstehen in jedem Projekt, nutzen Sie die Chancen, deren Höhe und den Zeitpunkt ihres Entstehens zu beeinflussen und die operativen Projektrisiken zu reduzieren, denn:

“Errors are most frequent during the requirements and design activities and are the more expensive the later they are removed.” (Boehm's first law)